UINFAS BENGKULU –Universitas Islam Negeri Fatmawati Sukarno Bengkulu mengadakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) di Gedung Jamaah Nur pada hari rabu (06/11). Diskusi ini membahas penyusunan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, serta penyusunan jadwal retensi arsip. Kegiatan ini dihadiri oleh Rektor UINFAS, Prof. Dr. KH. Zulkarnain, M.Pd., bersama Kabag Umum, Dr. Sri Ihsan, beserta jajarannya.
Dalam sambutannya, Dr. Sri Ihsan menyampaikan bahwa” pengelolaan arsip menjadi hal yang sangat penting bagi UINFAS. Menurutnya, arsip yang rapi dan terstruktur akan memudahkan pencarian informasi ketika dibutuhkan, terutama dalam menghadapi akreditasi. Beliau juga menyoroti dampak dari pengarsipan yang tidak optimal, seperti sengketa lahan yang pernah terjadi akibat tidak tersedianya arsip pendukung yang memadai. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus mencakup berbagai jenis dokumen, termasuk arsip digital seperti video dan audio, yang selama ini belum tertangani secara maksimal” Ujarnya.
Rektor UINFAS, Prof. Dr. KH. Zulkarnain, M.Pd., menambahkan bahwa peran arsip tidak hanya untuk akreditasi, tetapi juga untuk memperkuat kedudukan hukum dan administratif universitas. Beliau memberi contoh kasus perbatasan wilayah yang masih menjadi masalah karena tidak adanya arsip lengkap yang bisa dijadikan acuan. Lebih lanjut, Prof. Zulkarnain menegaskan bahwa “semangat kerja dan komitmen dari tim pengarsipan sangat penting untuk mencapai hasil yang optimal. Menurutnya, teori dan strategi yang dipelajari akan sia-sia tanpa adanya mentalitas kerja yang kuat” Ujarnya.
Selain itu, FGD ini juga menyoroti perlunya kebijakan penyimpanan ijazah bagi lulusan yang belum mengambilnya. Dr. Sri Ihsan menyampaikan bahwa banyak ijazah yang belum diambil dan perlu dikelola dengan baik. Diskusi ini membuka peluang untuk merancang kebijakan tentang durasi penyimpanan ijazah yang tidak diambil, seperti apakah ijazah akan disimpan selama beberapa tahun atau lebih lama. Langkah ini diharapkan dapat mempermudah penataan arsip ijazah dan mencegah penumpukan dokumen.
Melalui FGD ini, UINFAS berharap dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik, terutama dalam hal klasifikasi dan penyimpanan. Diskusi ini juga menjadi sarana untuk mempelajari berbagai sistem dan praktik terbaik dalam mengelola arsip, yang diharapkan dapat diterapkan di UINFAS. Implementasi hasil diskusi ini nantinya diharapkan bisa memberikan kontribusi nyata dalam pengelolaan arsip yang rapi dan mendukung akreditasi.
Secara keseluruhan, kegiatan FGD ini memberi pemahaman yang lebih mendalam bagi seluruh peserta tentang pentingnya arsip sebagai bagian integral dari pengelolaan institusi.
Dengan sistem pengarsipan yang baik, UINFAS berharap dapat memperkuat perannya sebagai lembaga pendidikan yang memiliki data historis dan administrasi yang tertata rapi, sehingga siap menghadapi tantangan di masa depan. Tujuan utama FGD ini adalah meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih profesional dan mendukung akreditasi kampus.an yang mengikuti teladan Rasulullah SAW: Shidiq, Amanah, Tabligh, dan Fathonah.”
